Сьогодні весь світ живе он-лайн. Будь-які послуги, сервіси, документи, покупки, робота – все сьогодні в мережі. Все є у вільному доступі та у форматі «е»: е-комерція, е-послуги, е-митниця. Більшість підприємств не замислюючись переходять у електронний формат. І це має низку переваг. Передусім, набагато простіше знайти клієнтів, можна бути на зв’язку 24/7. Окрім цього, це полегшує внутрішню комунікацію – будь-який документ можна виправити, надіслати ще раз. Ви принаймні не витрачаєте ваш час і папір!
Ну а тепер давайте серйозно. Сьогодні бути он-лайн – це необхідність, особливо коли справа торкається внутрішньої комунікації. Але багато підприємств в Україні (не беру до уваги гігантів бізнесу та тих, хто має філіали) і досі мають паперовий документообіг. І це – проблема та незручність як для них, так і для компаній, послугами яких вони користуються (аудитори, митні, податкові консультанти та інші).
Тож сьогодні хотів розповісти про переваги електронного документообігу та пояснити, до нього перейти тим, хто і досі користується папером!
Перше, що потрібно – ЕЦП
Ним можна підписувати всі електронні документи: комерційні договори, податкову звітність або документи, які необхідні для взаємодії та роботи з держорганами. Отримати підпис просто – достатньо звернутись до Акредитованих центрів сертифікації ключів. Ось їх перелік:
- АТ КОМЕРЦІЙНИЙ БАНК «ПРИВАТБАНК»
- Військова частина 2428
- Генеральний штаб ЗСУ
- ГПУ
- Державна казначейська служба України
- ДП «Енергоринок»
- ДП «Національні інформаційні системи»
- ДП «Український інститут інтелектуальної власності»
- ДП «Українські спеціальні системи»
- Інформаційно-довідковий департамент ДФС
- МВС
- НБУ
- ПАТ «Державний ощадний банк України»
- ПАТ «Національний депозитарій України»
- ПАТ «УкрСиббанк»
- ТОВ «Алтерсайн»
- ТОВ «Арт-мастер»
- ТОВ «Інтер-Метл»
- ТОВ «КЛЮЧОВІ СИСТЕМИ»
- ТОВ «Центр сертифікації ключів «Україна»
- Філія «Головний інформаційно-обчислювальний центр» ПАТ «Українська залізниця»
Однак компаніям ЕЦП видають не всі центри. Для юросіб підпис можна отримати в центрі при Фіскальній або Казначейській службі чи в одному з банків, що надають таку послугу. Вартість оформлення ЕЦП залежить від організації. Наприклад, в центрі при Казначейської службі зроблять ключ безкоштовно, в банках вартість послуги від 100 грн.
Крок другий – обрати систему електронного документообігу
Їх в Україні вистачає. Є і платні, і безкоштовні. Є такі, якими можна користуватися просто в браузері, а є ті, що можна інтегрувати в корпоративні ERM / CRM-системи. Є сервіси, які працюють прямо в браузері, і встановлювати його якось спеціально не потрібно. Але можна інтегрувати його у внутрішні ІТ-системи. Тарифи залежать від кількості документів, які бізнес збирається обробляти і , звісно, від того, на який період його купують.
Для початківців досить буде і звичайного сервісу, який буде працювати у браузері та не буде вимагати додаткову платню за місце для зберігання документів.
Між іншим, почати вести електронний документообіг може як новостворений бізнес, так і ті, хто працює роками.
Ну ось і все. Тобто вам необхідно отримати ЕЦП, знайти та підключити сервіс для електронного документообігу. При цьому ви отримуєте: ефективну роботу бухгалтерів та продуктивний менеджмент їх робочого часу. Окрім цього – економія на папері, а це не тільки піклування про екологію, але й гроші, час та новий рівень безпеки.
Також великим плюсом стала можливість відстежувати всі дії співробітників з електронним документом: ким і коли він створений, підписаний, кому відправлений, які зміни вносилися в процесі. Тож більше немає випадків втрати документів – все зберігається в кабінеті користувача в сервісі.
Це дозволяє вибудовувати прозорі відносини як всередині компанії – зі співробітниками, так і в зовнішніх комунікаціях – з клієнтами (клієнт отримує на пошту оповіщення відразу ж після відправки документа, ще за хвилину може його підписати електронним цифровим підписом), партнерами і держорганами.
Це просто, зрозуміло, зручно, бюджетно. Електронний документообіг економить ваш час та дозволяє не витрачати час на бюрократичні моменти, коли його можна використати з користю. А ви вже користуєтесь?
